Présentation du métier
Contexte de travail
Conditions de travail
Compétences et niveaux attendus
Certifications
Proximité(s)/évolution(s) envisageables
Tendances nationales sur le métier
Pour en savoir plus
ASSISTANT DE DIRECTION / ASSISTANTE DE DIRECTION
Famille : Services Généraux
Autres appellations en français
- Secrétaire
- Secrétaire de direction
- Assistant de direction
- Assistant RH
- Assistant commercial
- Assistant comptable
- Assistant Marketing
Autres appellations en anglais
- Assistant
- Personal assistant
- Management assistant
- Executive assistant
Présentation du métier : Assistant de direction
Finalité du métier
L'Assistant de direction est le collaborateur direct d'un ou plusieurs cadres dirigeants (responsables d'équipes, directeurs de service...) ou d'un chef d'entreprise. Il est chargé de les assister dans la gestion et l'organisation administrative de leurs activités.
Missions principales
Organiser les déplacements, les rendez-vous et réunions :
L'Assistant de direction se charge de prendre les RDV, de tenir les agendas, de réserver les salles lors de réunion ou conférences. Il organise les déplacements professionnels des responsables et facilite la diffusion de l'information au sein de l'entreprise (reproduire et diffuser des documents, réaliser des tableaux de bord pour suivre l'activité du service...).
Traiter et mettre en forme des documents :
Il rédige, dans le respect de la charte graphique, tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, rapport...). Il gère le planning du directeur et des équipes, et dans certains cas peut traiter les supports liés à la comptabilité de l'entreprise.
Accueillir les visiteurs et prendre en charge leurs demandes :
Il reçoit et oriente les appels et messages téléphoniques entrants, il prépare et suit les dossiers des visiteurs. Il gère les classements et les archives. C'est à lui que revient la responsabilité de la gestion des fournitures du service et du matériel de bureau (vérifier le stock, passer des commandes d'approvisionnement...).
L'Assistant de direction se charge de prendre les RDV, de tenir les agendas, de réserver les salles lors de réunion ou conférences. Il organise les déplacements professionnels des responsables et facilite la diffusion de l'information au sein de l'entreprise (reproduire et diffuser des documents, réaliser des tableaux de bord pour suivre l'activité du service...).
Traiter et mettre en forme des documents :
Il rédige, dans le respect de la charte graphique, tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, rapport...). Il gère le planning du directeur et des équipes, et dans certains cas peut traiter les supports liés à la comptabilité de l'entreprise.
Accueillir les visiteurs et prendre en charge leurs demandes :
Il reçoit et oriente les appels et messages téléphoniques entrants, il prépare et suit les dossiers des visiteurs. Il gère les classements et les archives. C'est à lui que revient la responsabilité de la gestion des fournitures du service et du matériel de bureau (vérifier le stock, passer des commandes d'approvisionnement...).
Contexte de travail
Variables spécifiques au métier
Posture professionnelle adaptée :
Le poste d'Assistant de direction requiert une excellente présentation, avec notamment une aisance orale soutenue par un très bon niveau de vocabulaire. Il est essentiel de posséder de bonnes capacités rédactionnelles et un sens poussé de l'organisation. Sa disponibilité, son autonomie dans le travail et sa capacité d'adaptation sont des qualités très appréciées.
Transitions numériques :
Il est à l'aise avec l'informatique et maîtrise les logiciels de bureautique liés au secrétariat, traitement de texte, tableur, gestion de planning, etc. Dans certains cas, il peut avoir à intervenir pour la création d'affichettes informatives et doit maîtriser les outils de communication et de conception (Modèles de présentation).
Réglementation législative :
Il maîtrise, adapte et respecte les processus réglementaires liés à l'activité administrative, de communication et de comptabilité d'une entreprise. Il peut exercer au sein de divers services, dans différents domaines professionnels. Pour cela, il doit pouvoir s'adapter aux normes législatives.
Le poste d'Assistant de direction requiert une excellente présentation, avec notamment une aisance orale soutenue par un très bon niveau de vocabulaire. Il est essentiel de posséder de bonnes capacités rédactionnelles et un sens poussé de l'organisation. Sa disponibilité, son autonomie dans le travail et sa capacité d'adaptation sont des qualités très appréciées.
Transitions numériques :
Il est à l'aise avec l'informatique et maîtrise les logiciels de bureautique liés au secrétariat, traitement de texte, tableur, gestion de planning, etc. Dans certains cas, il peut avoir à intervenir pour la création d'affichettes informatives et doit maîtriser les outils de communication et de conception (Modèles de présentation).
Réglementation législative :
Il maîtrise, adapte et respecte les processus réglementaires liés à l'activité administrative, de communication et de comptabilité d'une entreprise. Il peut exercer au sein de divers services, dans différents domaines professionnels. Pour cela, il doit pouvoir s'adapter aux normes législatives.
Contextes organisationnels
Type et taille d'entreprise :
Les missions d'un Assistant de direction sont variées, elles dépendent de la structure de l'entreprise. Selon l'entreprise, il peut être amené à effectuer d'autres missions complémentaires comme l'accueil des visiteurs, l'intermédiaire avec les fournisseurs ou les clients, ou encore réaliser des reportings. Dans les grandes entreprises, les services supports sont distincts et ont chacun une assistance administrative spécifique. L'Assistant doit alors se spécialiser pour gérer des tâches et dossiers spécifiques (Direction générale, RH, Marketing, Vente...).
Type et taille de projet :
L'Assistant de direction peut se spécialiser dans un secteur ou domaine spécifique (juridique, RH…) ou encore évoluer vers une fonction de chargé de communication, chargé de production événementielle, ou encore responsable d'un service commercial.
Les missions d'un Assistant de direction sont variées, elles dépendent de la structure de l'entreprise. Selon l'entreprise, il peut être amené à effectuer d'autres missions complémentaires comme l'accueil des visiteurs, l'intermédiaire avec les fournisseurs ou les clients, ou encore réaliser des reportings. Dans les grandes entreprises, les services supports sont distincts et ont chacun une assistance administrative spécifique. L'Assistant doit alors se spécialiser pour gérer des tâches et dossiers spécifiques (Direction générale, RH, Marketing, Vente...).
Type et taille de projet :
L'Assistant de direction peut se spécialiser dans un secteur ou domaine spécifique (juridique, RH…) ou encore évoluer vers une fonction de chargé de communication, chargé de production événementielle, ou encore responsable d'un service commercial.
Conditions de travail
Le rythme de travail
Il varie selon l'entreprise auprès de laquelle il exerce et les missions qui lui sont confiées. L'Assistant de direction doit se conformer aux horaires du service d'accueil de l'entreprise souvent ouvert durant les horaires habituels de bureau.
Déplacements
Ils sont très rares. L'Assistant de direction exerce au sein même de la structure et doit être présent à l'accueil de l'entreprise.
Les relations professionnelles
Relations internes
- Supérieur hiérarchique,
- Ensemble du service ou du département de rattachement
Relations externes
- Clients,
- Visiteurs,
- Fournisseurs,
- Prestataires de services,
- Partenaires
Compétences et niveaux attendus en 4 niveaux cumulés
Macro compétences
Niveaux et compétences attendues
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu
Macro compétences :
Communiquer efficacement
Niveaux et compétences attendues :
1
Ecouter activement et partager une information pertinente
2
Adapter et rédiger un support de communication aux objectifs et au contexte
3
Synthétiser une présentation adaptée à l'objectif et au public cible
4
Coordonner une communication d'organisation en situation complexe (ex : message sensible, public difficile, situation imprévue…)
Niveau attendu : 3
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
L'Assistant de direction doit adapter son discours, sa posture et son mode de communication aux caractéristiques des parties prenantes de l'entreprise.
Macro compétences :
Créer et maintenir une relation client favorable
Niveaux et compétences attendues :
1
Maintenir une relation respectueuse et professionnelle avec les acteurs de projet
2
Adapter sa posture et l'organisation des échanges à la situation de travail
3
Anticiper les points de difficulté et proposer des évolutions de projet
4
Co-piloter une vision de la finalité projet et suivre les évolutions de contexte client
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors de l'accueil de clients pour la mise en place d'une réunion professionnelle au sein d'une agence de communication, il adapte son langage et sa disponibilité.
Macro compétences :
Suivre un cadre d'intervention défini
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il respecte le cadre législatif lié à la structure et il applique la réglementation obligatoire lors de la rédaction de supports administratifs.
Macro compétences :
Utiliser l'anglais en contexte professionnel
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Dans une entreprise d'export, les fournisseurs, clients ou prestataires sont au niveau européen, voire international; il est donc capable de converser et d'échanger en anglais, à l'écrit et à l'oral.
Macro compétences :
Gérer la logistique d'un événement, d'un projet ou d'un chantier
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier le matériel nécessaire à l'événement, au projet ou au chantier
2
Préparer, mettre en place, régler et entretenir le matériel
3
Dimensionner les besoins de matériels et organiser la gestion des stocks et des flux
4
Superviser et coordonner les flux logistiques d'un événement, d'un projet ou d'un chantier
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Pour un organisme de formation, lors de la préparation d'un forum, il peut être en charge de la vérification des stocks de matériel, ou encore de la planification des installations, etc.
Macro compétences :
Se conformer aux normes et à la réglementation
Niveaux et compétences attendues :
1
Cartographier les exigences normatives et réglementaires d'une entreprise
2
Adapter les processus de travail aux exigences normatives et réglementaires et informer les parties prenantes
3
Anticiper les conséquences des normes et de la réglementation et piloter leur bonne compréhension/application
4
Contribuer à la révision de la réglementation ou de la normalisation et proposer des adaptations
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il applique les normes liées à la sécurité de circulation du public et du personnel au sein de la structure (ex : installation de panneaux d'affichage réglementaires obligatoires, etc.).
Macro compétences :
Prioriser et hiérarchiser son activité
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Dans un cabinet d'avocat, il priorise ses activités et missions selon les besoins et urgences de son responsable hiérarchique.
Macro compétences :
Accueillir et gérer l'accueil de public
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier et orienter les visiteurs, les clients, les prestataires, les communications téléphoniques, digitales et les courriers
2
Adapter les processus d'accueil et d'orientation selon les catégories d'acteurs
3
Dimensionner la capacité d'accueil et anticiper les caractéristiques de l'événement (flux de personnes, planning etc.)
4
Coordonner l'ensemble des processus à traiter lors de l'accueil du public
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors d'une conférence, il prend en charge l'accueil des participants et adapte son mode de communication et d'organisation aux acteurs reçus.
Macro compétences :
Gérer les déplacements, la restauration et l'hébergement
Niveaux et compétences attendues :
1
Consolider toutes les demandes entrantes d'un événement (hébergement, restauration, déplacements etc.)
2
Participer à l'adaptation des propositions/tarifs de prestations et organiser les réservations (clients, exposants, intervenants, hôteliers, restaurants, traiteurs etc.)
3
Piloter la mise en place technique des prestations et anticiper leurs besoins d'informations (lancement, besoins spécifiques etc.)
4
Coordonner l'ensemble des prestations autour des évolutions de déroulement de l'événement
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Au sein d'un hôtel, pour l'organisation d'un séminaire, il prend en charge les réservations et gère la mise en place de la restauration ou encore des véhicules de transport pour les clients.
Macro compétences :
Gérer les processus comptables, sociaux et fiscaux
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier les obligations comptables, sociales, fiscales et leurs délais
2
Adapter les processus administratifs aux différentes obligations
3
Anticiper le facteur comptable, social et fiscal dans les décisions
4
Reconfigurer une stratégie d'entreprise en intégrant le facteur comptable, social et fiscal
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Au sein d'un cabinet notarial, il maîtrise les règles législatives liées à la documentation administrative et adapte la rédaction de supports spécifiques dans le respect des normes.
Macro compétences :
Utiliser les outils bureautiques
Niveaux et compétences attendues :
1
Traiter des données avec des outils bureautiques (tableur, traitement de texte, présentation, support de communication…)
2
Concevoir des outils/supports complexes à partir des outils bureautiques
3
Créer des automatisations et outils/supports complexes sur les outils bureautiques
4
Accompagner des acteurs dans l'articulation des process, outils bureautiques et métiers
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Dans un garage automobile, il maîtrise les logiciels de bureautique et internet liés à la gestion administrative de l'entreprise.
Macro compétences :
Réaliser un chiffrage et un budget
Niveaux et compétences attendues :
1
Lister les postes budgétaires liés à une activité professionnelle
2
Organiser les activités comptables de l'entreprise en lien avec le chiffrage (trésorerie, facturation, devis etc.)
3
Piloter le financement d'un budget de prestation ou d'entreprise
4
Relier les activitiés de chiffrage et leurs impacts sur les obligations de l'entreprise (ex : obligations fiscales et sociales)
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Au sein d'une association, il élabore les devis liés à l'achat de matériaux spécifiques.
Certifications
Liste des certifications
Hors branche
Proximité(s)/évolution(s) envisageables
La proximité des métiers
Axes de mobilité professionnelle
Sens d'évolution
Sélection de secteur
Numérique
Ingénierie
Études & Conseil
Évènement
Transverses
Autre
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évolutions depuis et vers ce secteur
Cliquer sur les flèches pour accéder à la comparaison des métiers.
Provenances possibles
Evolutions envisageables
Autres provenances
Autres provenances
Provenances lointaines
Provenances lointaines
Provenances moyennes
Provenances moyennes
Proximité forte
Proximité forte
Evolutions moyennes
Evolutions moyennes
Evolutions lointaines
Evolutions lointaines
Autres évolutions
Autres évolutions
Assistant de direction
Prospecteur d'emploi
Enquêteur
Téléconseiller
Agent d'accueil
Agent de sécurité
Office Manager
Assistant de Communication
Contract manager
Conseiller support technique
Responsable accueil et billetterie
Ces mobilités sont données à titre indicatif, sans valeur d’obligation pour les entreprises et les salariés qui doivent les adapter à leur situation particulière.
