Présentation du métier
Contexte de travail
Conditions de travail
Compétences et niveaux attendus
Certifications
Proximité(s)/évolution(s) envisageables
Tendances nationales sur le métier
Pour en savoir plus
OFFICE MANAGER
Famille : Services Généraux
Autres appellations en français
- Assistant RH
- Assistant commercial
- Assistant comptable
- Assistant Marketing
Autres appellations en anglais
- Assistant
- Personal assistant
- Management assistant
- Executive assistant
Présentation du métier : Office Manager
Finalité du métier
L'Office Manager optimise le fonctionnement de l'entreprise en assurant une grande diversité d'activités comme la gestion administrative, financière, organisationnelle et la communication interne auprès des équipes. Il assiste pour cela la direction générale dans ses obligations quotidiennes et se charge de garantir un environnement de travail efficient et productif. Il intervient selon les demandes, dans l'assistance à la réalisation de projets pour l'entreprise.
Missions principales
Assister la direction et promouvoir ses engagements :
L'Office Manager assiste la direction dans diverses tâches comme la planification des réunions, la gestion du budget, la préparation des rapports et présentations, l'organisation de déplacements professionnels, etc. Il doit souvent jouer un rôle de facilitateur dans l'adoption de nouvelles méthodes ou technologies par les membres du personnel, et promouvoir des pratiques de travail plus durables, respectueuses et vertueuses pour l'entreprise.
Produire des livrables et organiser les espaces documentaires communs :
Il rédige, dans le respect de la charte graphique, tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, rapport...) y compris le traitement du courrier, la préparation de rapports, le classement des documents. Il gère le planning du directeur et des équipes, et dans certains cas peut traiter les supports liés à la comptabilité de l'entreprise et maîtrise les outils de bureautique et de gestion.
Fédérer les équipes et assurer la relation client :
Il assure la liaison avec les différents services de l'entreprise pour une coordination efficace des projets et des informations. Il reçoit et oriente les appels et messages téléphoniques entrants et prépare et suit les dossiers des visiteurs. Il gère les relations avec les prestataires, clients et fournisseurs et anticipe les besoins en recrutement.
Répondre aux demandes spéciales :
Il coordonne les activités de formation du personnel pour garantir la conformité aux politiques et réglementations de l'entreprise et il assume la responsabilité des projets spéciaux assignés par la direction. Il veille au respect des processus et procédures, et contribue à améliorer l'efficacité et la productivité globale de l'entreprise.
L'Office Manager assiste la direction dans diverses tâches comme la planification des réunions, la gestion du budget, la préparation des rapports et présentations, l'organisation de déplacements professionnels, etc. Il doit souvent jouer un rôle de facilitateur dans l'adoption de nouvelles méthodes ou technologies par les membres du personnel, et promouvoir des pratiques de travail plus durables, respectueuses et vertueuses pour l'entreprise.
Produire des livrables et organiser les espaces documentaires communs :
Il rédige, dans le respect de la charte graphique, tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, rapport...) y compris le traitement du courrier, la préparation de rapports, le classement des documents. Il gère le planning du directeur et des équipes, et dans certains cas peut traiter les supports liés à la comptabilité de l'entreprise et maîtrise les outils de bureautique et de gestion.
Fédérer les équipes et assurer la relation client :
Il assure la liaison avec les différents services de l'entreprise pour une coordination efficace des projets et des informations. Il reçoit et oriente les appels et messages téléphoniques entrants et prépare et suit les dossiers des visiteurs. Il gère les relations avec les prestataires, clients et fournisseurs et anticipe les besoins en recrutement.
Répondre aux demandes spéciales :
Il coordonne les activités de formation du personnel pour garantir la conformité aux politiques et réglementations de l'entreprise et il assume la responsabilité des projets spéciaux assignés par la direction. Il veille au respect des processus et procédures, et contribue à améliorer l'efficacité et la productivité globale de l'entreprise.
Contexte de travail
Variables spécifiques au métier
Une posture professionnelle adaptée :
Le poste d'Office manager requiert un excellent relationnel, avec notamment une aisance orale soutenue par un très bon niveau de vocabulaire. Il est essentiel de posséder de bonnes capacités rédactionnelles et un sens poussé de l'organisation. Sa disponibilité, son autonomie dans le travail et sa capacité d'adaptation sont des qualités très appréciées. Il doit cependant avoir une gestion du stress efficace pour relayer les changements rapides et faire face aux fluctuations de travail.
Transitions numériques et environnementales :
Il est à l'aise avec l'informatique et maîtrise les logiciels de bureautique liés à l'administratif et au secrétariat, traitement de texte, tableur, gestion de planning, etc. Il est force de proposition en termes de nouveaux usages pour l'entreprise, afin de fluidifier les flux de travail, notamment concernant ses propres tâches ou celles de ses collaborateurs. Il est engagé dans les évolutions de pratiques, notamment celles environnementales, qu'il fédère.
Réglementation législative :
Il maîtrise, adapte et respecte les processus réglementaires liés à l'activité administrative, de communication et de comptabilité d'une entreprise. Il peut exercer au sein de divers services, dans différents domaines professionnels. Pour cela, il doit pouvoir s'adapter aux normes législatives.
Gestion de projets :
Comme il supplée la direction, il doit se tenir informé des différents projets et aider si besoin les équipes dans la réalisation de certaines étapes (avant-projet, livrables, planning, gestion budgétaire, etc.). Il a pour cela des qualités relationnelles et de communication développées. De plus, l'Office Manager est souvent en première ligne pour résoudre les problèmes de bureau, ce qui peut créer des tensions avec le personnel.
Le poste d'Office manager requiert un excellent relationnel, avec notamment une aisance orale soutenue par un très bon niveau de vocabulaire. Il est essentiel de posséder de bonnes capacités rédactionnelles et un sens poussé de l'organisation. Sa disponibilité, son autonomie dans le travail et sa capacité d'adaptation sont des qualités très appréciées. Il doit cependant avoir une gestion du stress efficace pour relayer les changements rapides et faire face aux fluctuations de travail.
Transitions numériques et environnementales :
Il est à l'aise avec l'informatique et maîtrise les logiciels de bureautique liés à l'administratif et au secrétariat, traitement de texte, tableur, gestion de planning, etc. Il est force de proposition en termes de nouveaux usages pour l'entreprise, afin de fluidifier les flux de travail, notamment concernant ses propres tâches ou celles de ses collaborateurs. Il est engagé dans les évolutions de pratiques, notamment celles environnementales, qu'il fédère.
Réglementation législative :
Il maîtrise, adapte et respecte les processus réglementaires liés à l'activité administrative, de communication et de comptabilité d'une entreprise. Il peut exercer au sein de divers services, dans différents domaines professionnels. Pour cela, il doit pouvoir s'adapter aux normes législatives.
Gestion de projets :
Comme il supplée la direction, il doit se tenir informé des différents projets et aider si besoin les équipes dans la réalisation de certaines étapes (avant-projet, livrables, planning, gestion budgétaire, etc.). Il a pour cela des qualités relationnelles et de communication développées. De plus, l'Office Manager est souvent en première ligne pour résoudre les problèmes de bureau, ce qui peut créer des tensions avec le personnel.
Contextes organisationnels
Type et taille d'entreprise :
Les missions d'un Office Manager sont variées, elles dépendent de la structure de l'entreprise. Dans les petites entreprises, il peut être amené à superviser plusieurs domaines fonctionnels tels que les ressources humaines, la comptabilité, et l'administration en général. Dans les grandes organisations, il peut être en charge d'un département spécifique ou d'une division, coordonnant les activités administratives et de soutien.
Type et taille de projet :
L'Office Manager peut se spécialiser dans un secteur ou domaine spécifique (juridique, RH…) ou encore évoluer vers une fonction de chargé de communication, chargé de production événementielle, ou encore responsable d'un service commercial. Dans tous les cas, il peut être impliqué dans une variété de projets allant de la mise en œuvre de nouveaux systèmes de gestion d'entreprise à l'amélioration de processus de travail existants. Il peut également jouer un rôle clé dans la conduite du changement organisationnel, comme la réorganisation d'un service ou d'un bureau, ou encore la mise en œuvre de nouvelles stratégies d'entreprise.
Les missions d'un Office Manager sont variées, elles dépendent de la structure de l'entreprise. Dans les petites entreprises, il peut être amené à superviser plusieurs domaines fonctionnels tels que les ressources humaines, la comptabilité, et l'administration en général. Dans les grandes organisations, il peut être en charge d'un département spécifique ou d'une division, coordonnant les activités administratives et de soutien.
Type et taille de projet :
L'Office Manager peut se spécialiser dans un secteur ou domaine spécifique (juridique, RH…) ou encore évoluer vers une fonction de chargé de communication, chargé de production événementielle, ou encore responsable d'un service commercial. Dans tous les cas, il peut être impliqué dans une variété de projets allant de la mise en œuvre de nouveaux systèmes de gestion d'entreprise à l'amélioration de processus de travail existants. Il peut également jouer un rôle clé dans la conduite du changement organisationnel, comme la réorganisation d'un service ou d'un bureau, ou encore la mise en œuvre de nouvelles stratégies d'entreprise.
Conditions de travail
Le rythme de travail
Il varie selon l'entreprise auprès de laquelle il exerce et les missions qui lui sont confiées. L'Office Manager doit se conformer aux horaires du service d'accueil de l'entreprise souvent ouvert durant les horaires habituels de bureau.
Déplacements
Les déplacements de l'Office Manager sont limités, il exerce au sein même de la structure et doit être présent à l'accueil de l'entreprise. Cependant, il peut accompagner les membres de la direction lors de séminaires ou de voyages.
Les relations professionnelles
Relations internes
- Supérieur hiérarchique,
- Ensemble du service ou du département de rattachement
Relations externes
- Clients,
- Visiteurs,
- Fournisseurs,
- Prestataires de services,
- Partenaires
Compétences et niveaux attendus en 4 niveaux cumulés
Macro compétences
Niveaux et compétences attendues
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu
Macro compétences :
Communiquer efficacement
Niveaux et compétences attendues :
1
Ecouter activement et partager une information pertinente
2
Adapter et rédiger un support de communication aux objectifs et au contexte
3
Synthétiser une présentation adaptée à l'objectif et au public cible
4
Coordonner une communication d'organisation en situation complexe (ex : message sensible, public difficile, situation imprévue…)
Niveau attendu : 3
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
L'Assistant de direction doit adapter son discours, sa posture et son mode de communication aux caractéristiques des parties prenantes de l'entreprise.
Macro compétences :
Créer et maintenir une relation client favorable
Niveaux et compétences attendues :
1
Maintenir une relation respectueuse et professionnelle avec les acteurs de projet
2
Adapter sa posture et l'organisation des échanges à la situation de travail
3
Anticiper les points de difficulté et proposer des évolutions de projet
4
Co-piloter une vision de la finalité projet et suivre les évolutions de contexte client
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors de l'accueil de clients pour la mise en place d'une réunion professionnelle au sein d'une agence de communication, il adapte son langage et sa disponibilité.
Macro compétences :
Intégrer des moyens technologiques et humains
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier les alternatives humaines et technologiques d'une situation de travail
2
Adapter un process et une organisation de travail pour intégrer une solution technologique efficace
3
Arbitrer une décision d'ensemble et les interactions entre l'investissement humain et technologique
4
Donner du sens à l'intégration des technologies dans une chaîne de valeur
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il respecte le cadre législatif lié à la structure et il applique la réglementation obligatoire lors de la rédaction de supports administratifs.
Macro compétences :
Utiliser l'anglais en contexte professionnel
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Dans une entreprise d'export, les fournisseurs, clients ou prestataires sont au niveau européen, voire international; il est donc capable de converser et d'échanger en anglais, à l'écrit et à l'oral.
Macro compétences :
Gérer la logistique d'un événement, d'un projet ou d'un chantier
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier le matériel nécessaire à l'événement, au projet ou au chantier
2
Préparer, mettre en place, régler et entretenir le matériel
3
Dimensionner les besoins de matériels et organiser la gestion des stocks et des flux
4
Superviser et coordonner les flux logistiques d'un événement, d'un projet ou d'un chantier
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Pour un organisme de formation, lors de la préparation d'un forum, il peut être en charge de la vérification des stocks de matériel, ou encore de la planification des installations, etc.
Macro compétences :
Se conformer aux normes et à la réglementation
Niveaux et compétences attendues :
1
Cartographier les exigences normatives et réglementaires d'une entreprise
2
Adapter les processus de travail aux exigences normatives et réglementaires et informer les parties prenantes
3
Anticiper les conséquences des normes et de la réglementation et piloter leur bonne compréhension/application
4
Contribuer à la révision de la réglementation ou de la normalisation et proposer des adaptations
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Il applique les normes liées à la sécurité de circulation du public et du personnel au sein de la structure (ex : installation de panneaux d'affichage réglementaires obligatoires, etc.).
Macro compétences :
Prioriser et hiérarchiser son activité
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Dans un cabinet d'avocat, il priorise ses activités et missions selon les besoins et urgences de son responsable hiérarchique.
Macro compétences :
Accueillir et gérer l'accueil de public
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier et orienter les visiteurs, les clients, les prestataires, les communications téléphoniques, digitales et les courriers
2
Adapter les processus d'accueil et d'orientation selon les catégories d'acteurs
3
Dimensionner la capacité d'accueil et anticiper les caractéristiques de l'événement (flux de personnes, planning etc.)
4
Coordonner l'ensemble des processus à traiter lors de l'accueil du public
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors d'une conférence, il prend en charge l'accueil des participants et adapte son mode de communication et d'organisation aux acteurs reçus.
Macro compétences :
Gérer les déplacements, la restauration et l'hébergement
Niveaux et compétences attendues :
1
Consolider toutes les demandes entrantes d'un événement (hébergement, restauration, déplacements etc.)
2
Participer à l'adaptation des propositions/tarifs de prestations et organiser les réservations (clients, exposants, intervenants, hôteliers, restaurants, traiteurs etc.)
3
Piloter la mise en place technique des prestations et anticiper leurs besoins d'informations (lancement, besoins spécifiques etc.)
4
Coordonner l'ensemble des prestations autour des évolutions de déroulement de l'événement
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Au sein d'un hôtel, pour l'organisation d'un séminaire, il prend en charge les réservations et gère la mise en place de la restauration ou encore des véhicules de transport pour les clients.
Macro compétences :
Gérer les processus comptables, sociaux et fiscaux
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier les obligations comptables, sociales, fiscales et leurs délais
2
Adapter les processus administratifs aux différentes obligations
3
Anticiper le facteur comptable, social et fiscal dans les décisions
4
Reconfigurer une stratégie d'entreprise en intégrant le facteur comptable, social et fiscal
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Au sein d'un cabinet notarial, il maîtrise les règles législatives liées à la documentation administrative et adapte la rédaction de supports spécifiques dans le respect des normes.
Macro compétences :
Développer l'attractivité de son entreprise
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier les parties prenantes clés de son entreprise (commerce, recrutement,
2
Adapter une communication démontrant la compréhension des besoins des parties prenantes
3
Piloter des partenariats valorisant l'entreprise dans son écosystème
4
Coordonner une vision de la mission de l'entreprise et du sens de son activité
Niveau attendu : 1
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Dans un garage automobile, il maîtrise les logiciels de bureautique et internet liés à la gestion administrative de l'entreprise.
Macro compétences :
Réaliser un chiffrage et un budget
Niveaux et compétences attendues :
1
Lister les postes budgétaires liés à une activité professionnelle
2
Organiser les activités comptables de l'entreprise en lien avec le chiffrage (trésorerie, facturation, devis etc.)
3
Piloter le financement d'un budget de prestation ou d'entreprise
4
Relier les activitiés de chiffrage et leurs impacts sur les obligations de l'entreprise (ex : obligations fiscales et sociales)
Niveau attendu : 2
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Au sein d'une association, il élabore les devis liés à l'achat de matériaux spécifiques.
Certifications
Liste des certifications
Hors branche
Proximité(s)/évolution(s) envisageables
La proximité des métiers
Axes de mobilité professionnelle
Sens d'évolution
Sélection de secteur
Numérique
Ingénierie
Études & Conseil
Évènement
Transverses
Autre
Cliquer sur un secteur pour afficher
uniquement les provenances et les
évolutions depuis et vers ce secteur
Cliquer sur les flèches pour accéder à la comparaison des métiers.
Provenances possibles
Evolutions envisageables
Autres provenances
Autres provenances
Provenances lointaines
Provenances lointaines
Provenances moyennes
Provenances moyennes
Proximité forte
Proximité forte
Evolutions moyennes
Evolutions moyennes
Evolutions lointaines
Evolutions lointaines
Autres évolutions
Autres évolutions
Office Manager
Conseiller support technique
Chargé du planning
Téléconseiller
Responsable accueil et billetterie
Agent d'accueil
Agent de sécurité
Assistant de direction
Ces mobilités sont données à titre indicatif, sans valeur d’obligation pour les entreprises et les salariés qui doivent les adapter à leur situation particulière.
