Présentation du métier
Contexte de travail
Conditions de travail
Compétences et niveaux attendus
Certifications
Proximité(s)/évolution(s) envisageables
Tendances nationales sur le métier
Pour en savoir plus
CHEF DE PROJET ÉVÉNEMENTIEL / CHEFFE DE PROJET ÉVÉNEMENTIEL
Famille : Pilotage de l'événement
Autres appellations en français
- Organisateur d'événements
- Responsable de projets événementiels
- Coordinateur d'événements
Autres appellations en anglais
- Event Manager
- Event Project Manager
- Event Coordinator
Présentation du métier : Chef de projet événementiel
Finalité du métier
Le Chef de projet événementiel conçoit, planifie et réalise des événements au nom d'une entreprise ou d'une organisation. Il est le chef d'orchestre de l'événement et veille à sa réussite et à l'atteinte des objectifs. Il a une bonne connaissance en marketing, communication, gestion de la logistique et conformité de l'événement.
Missions principales
Analyser et décrire le besoin du client et des participants :
Le Chef de projet événementiel rencontre le client pour comprendre ses objectifs et les besoins spécifiques de l'événement. Cela inclut la compréhension du public cible, l'objectif de l'événement, le message à communiquer, et les résultats attendus. Il prend en compte les exigences et préférences pour concevoir un concept événementiel unique.
Se concerter avec les parties prenantes et être à jour des tendances :
Il coordonne le projet avec toutes les parties prenantes, internes et externes, telles que les équipes de marketing, les fournisseurs, les sponsors, les intervenants et les participants. Cela implique souvent de négocier et de concilier différents points de vue pour assurer un événement qui répond à toutes les exigences. Le Chef de projet doit être au fait des tendances de l'événementiel, y compris les aspects technologiques comme les plateformes virtuelles et les outils de gestion d'événements. Il doit également connaître les enjeux logistiques, de sécurité, de durabilité et de conformité réglementaire.
Contrôler la conformité à la vision de l'événement et le budget :
Il s'assure que les différentes composantes de l'événement (logistique, contenu, marketing, etc.) sont alignées avec les objectifs définis avec le client. Cela peut inclure le contrôle des étapes de préparation, la supervision de la mise en place, et l'ajustement des plans selon les besoins. Il établit et gère le budget de l'événement, s'assurant que toutes les dépenses restent dans les limites établies. Il planifie les coûts, négocie avec les fournisseurs, et s'ajuste pour optimiser les ressources financières disponibles.
Le Chef de projet événementiel rencontre le client pour comprendre ses objectifs et les besoins spécifiques de l'événement. Cela inclut la compréhension du public cible, l'objectif de l'événement, le message à communiquer, et les résultats attendus. Il prend en compte les exigences et préférences pour concevoir un concept événementiel unique.
Se concerter avec les parties prenantes et être à jour des tendances :
Il coordonne le projet avec toutes les parties prenantes, internes et externes, telles que les équipes de marketing, les fournisseurs, les sponsors, les intervenants et les participants. Cela implique souvent de négocier et de concilier différents points de vue pour assurer un événement qui répond à toutes les exigences. Le Chef de projet doit être au fait des tendances de l'événementiel, y compris les aspects technologiques comme les plateformes virtuelles et les outils de gestion d'événements. Il doit également connaître les enjeux logistiques, de sécurité, de durabilité et de conformité réglementaire.
Contrôler la conformité à la vision de l'événement et le budget :
Il s'assure que les différentes composantes de l'événement (logistique, contenu, marketing, etc.) sont alignées avec les objectifs définis avec le client. Cela peut inclure le contrôle des étapes de préparation, la supervision de la mise en place, et l'ajustement des plans selon les besoins. Il établit et gère le budget de l'événement, s'assurant que toutes les dépenses restent dans les limites établies. Il planifie les coûts, négocie avec les fournisseurs, et s'ajuste pour optimiser les ressources financières disponibles.
Contexte de travail
Variables spécifiques au métier
Ressources techniques et technologiques mobilisées :
Le Chef de projet événementiel a une solide maîtrise des techniques de marketing, d'analyse des données issues de précédentes manifestations, et il est curieux et intéressé par les solutions technologiques, qui peuvent rendre l'événement facilité pour les usagers. Il est également doté d'une bonne connaissance du bâtiment et des sites d'accueil, des réglementations liées à la gestion et l'accueil du public et des normes de sécurité. Il maîtrise les logiciels et plateformes liés à l'organisation d'événements et la gestion de projet. Il utilise l'outil informatique pour établir les devis, les plannings ou encore rédiger les cahiers des charges du projet.
Transitions écologiques :
Il doit tenir compte des évolutions métiers en termes de développement durable et d'écoconception et s'inscrit dans des démarches numériques responsables (Ex. : maîtrise des données et de leur cycle de vie, organisation en circuit court, achat de produits locaux, etc.).
Gestion des risques :
Le Chef de projet événementiel doit pouvoir gérer une multitude de contraintes et de risques liés à son métier. Il doit donc être réactif, réfléchi et pondéré dans ses prises de décisions, et doit comprendre les enjeux associés aux divers événements qu'il organise. L'intégration des technologies et l'usage de la donnée constituent des risques cyber qu'il doit mesurer.
Réglementaire et normatif :
Il constitue le dossier de sécurité (permis, licences, assurances, réglementations locales en matière de bruit, d'hygiène), il contrôle les équipements et structures avec le Responsable sécurité, et soumet à validation par le bureau de contrôle (évacuation d'urgence, gestion de foule, poids et vibrations, etc.), afin de sécuriser l'événement et intégrer toutes les règles en vigueur.
Le Chef de projet événementiel a une solide maîtrise des techniques de marketing, d'analyse des données issues de précédentes manifestations, et il est curieux et intéressé par les solutions technologiques, qui peuvent rendre l'événement facilité pour les usagers. Il est également doté d'une bonne connaissance du bâtiment et des sites d'accueil, des réglementations liées à la gestion et l'accueil du public et des normes de sécurité. Il maîtrise les logiciels et plateformes liés à l'organisation d'événements et la gestion de projet. Il utilise l'outil informatique pour établir les devis, les plannings ou encore rédiger les cahiers des charges du projet.
Transitions écologiques :
Il doit tenir compte des évolutions métiers en termes de développement durable et d'écoconception et s'inscrit dans des démarches numériques responsables (Ex. : maîtrise des données et de leur cycle de vie, organisation en circuit court, achat de produits locaux, etc.).
Gestion des risques :
Le Chef de projet événementiel doit pouvoir gérer une multitude de contraintes et de risques liés à son métier. Il doit donc être réactif, réfléchi et pondéré dans ses prises de décisions, et doit comprendre les enjeux associés aux divers événements qu'il organise. L'intégration des technologies et l'usage de la donnée constituent des risques cyber qu'il doit mesurer.
Réglementaire et normatif :
Il constitue le dossier de sécurité (permis, licences, assurances, réglementations locales en matière de bruit, d'hygiène), il contrôle les équipements et structures avec le Responsable sécurité, et soumet à validation par le bureau de contrôle (évacuation d'urgence, gestion de foule, poids et vibrations, etc.), afin de sécuriser l'événement et intégrer toutes les règles en vigueur.
Contextes organisationnels
Type et taille d'entreprise :
Dans les plus petites structures, le Chef de projet événementiel est plus polyvalent. Il assure une diversité de tâches relatives aux événements pour assurer une présence physique sur site. Il pour mission de conseiller les exposants et de gérer la partie administrative, relationnelle, organisationnelle. Dans une grande organisation, ses tâches sont plus spécialisées et se concentrent sur la gestion d'événements spécifiques ou projets digitaux, il doit assurer la relation avec les partenaires et les sous-traitants.
Type et taille de projet :
Salons, foires, événements sportifs et e-sport, congrès, séminaires, spectacles, festivals, rencontres virtuelles d'entreprises sont autant de projets qu'il peut mener dans sa carrière. Le Chef de projet événementiel peut intervenir sur de multiples projets de plus ou moins grande ampleur et de secteur d'activité divers. En fonction de l'importance de l'événement et de son expérience, le périmètre qui lui est confié et le nombre d'interlocuteurs sont plus ou moins importants. Enfin, il peut choisir de travailler en freelance, offrant ses services à divers clients et projets, ce qui peut offrir une grande flexibilité et variété des missions.
Dans les plus petites structures, le Chef de projet événementiel est plus polyvalent. Il assure une diversité de tâches relatives aux événements pour assurer une présence physique sur site. Il pour mission de conseiller les exposants et de gérer la partie administrative, relationnelle, organisationnelle. Dans une grande organisation, ses tâches sont plus spécialisées et se concentrent sur la gestion d'événements spécifiques ou projets digitaux, il doit assurer la relation avec les partenaires et les sous-traitants.
Type et taille de projet :
Salons, foires, événements sportifs et e-sport, congrès, séminaires, spectacles, festivals, rencontres virtuelles d'entreprises sont autant de projets qu'il peut mener dans sa carrière. Le Chef de projet événementiel peut intervenir sur de multiples projets de plus ou moins grande ampleur et de secteur d'activité divers. En fonction de l'importance de l'événement et de son expérience, le périmètre qui lui est confié et le nombre d'interlocuteurs sont plus ou moins importants. Enfin, il peut choisir de travailler en freelance, offrant ses services à divers clients et projets, ce qui peut offrir une grande flexibilité et variété des missions.
Conditions de travail
Le rythme de travail
Le rythme est généralement projet-dépendant, avec des périodes de forte activité précédant et pendant les événements. Le Chef de projet événementiel doit souvent travailler en dehors des heures normales de bureau, y compris les soirées et les week-ends.
Déplacements
Les déplacements sont courants pour visiter les lieux des événements, rencontrer des clients ou des prestataires, et superviser les événements.
Les relations professionnelles
Relations internes
- Directeur de manifestation
- Directeur Technique
- Attaché commercial
- Directeur de communication et marketing
Relations externes
- Équipe technique
- Clients
- Prestataires
- Fournisseurs
Compétences et niveaux attendus en 4 niveaux cumulés
Macro compétences
Niveaux et compétences attendues
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu
Macro compétences :
Mener et exploiter une analyse stratégique
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier les éléments différenciants et facteurs clés de succès d'une organisation
2
Interpréter et rédiger les résultats d'une analyse stratégique
3
Définir plusieurs options stratégiques, projeter leurs conséquences selon le contexte
4
Piloter une transformation stratégique sur la durée
Niveau attendu : 3
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Le Chef de projet événementiel, lors de la préparation d'un trail, propose plusieurs stratégies (nombre de kilomètres) en tenant compte des retours (enquêtes de satisfaction réalisées d'une année sur l'autre)
Macro compétences :
Accueillir et gérer l'accueil de public
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier et orienter les visiteurs, les clients, les prestataires, les communications téléphoniques, digitales et les courriers
2
Adapter les processus d'accueil et d'orientation selon les catégories d'acteurs
3
Dimensionner la capacité d'accueil et anticiper les caractéristiques de l'événement (flux de personnes, planning etc.)
4
Coordonner l'ensemble des processus à traiter lors de l'accueil du public
Niveau attendu : 3
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lorsqu'il gère l'accueil de visiteurs lors d'un concert, il doit s'assurer que la règlementation liée à l'accueil du public soit assurée et respectée
Macro compétences :
Définir et gérer le budget d'un projet ou d'une entité
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Durant la préparation d'un festival, il prend contact avec plusieurs prestataires en fonction des compétences spécifiques de chacun puis il compare leurs tarifs
Macro compétences :
Gérer les déplacements, la restauration et l'hébergement
Niveaux et compétences attendues :
1
Consolider toutes les demandes entrantes d'un événement (hébergement, restauration, déplacements etc.)
2
Participer à l'adaptation des propositions/tarifs de prestations et organiser les réservations (clients, exposants, intervenants, hôteliers, restaurants, traiteurs etc.)
3
Piloter la mise en place technique des prestations et anticiper leurs besoins d'informations (lancement, besoins spécifiques etc.)
4
Coordonner l'ensemble des prestations autour des évolutions de déroulement de l'événement
Niveau attendu : 4
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors d'un changement inattendu, une intempérie par exemple, il doit proposer des solutions et tenir informés les intervenants
Macro compétences :
Intégrer des moyens technologiques et humains
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier les alternatives humaines et technologiques d'une situation de travail
2
Adapter un process et une organisation de travail pour intégrer une solution technologique efficace
3
Arbitrer une décision d'ensemble et les interactions entre l'investissement humain et technologique
4
Donner du sens à l'intégration des technologies dans une chaîne de valeur
Niveau attendu : 3
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors du montage de stand d'exposition, il est présent et vérifie que les règles de sécurité et le plan de montage soient respectés par les équipes techniques
Macro compétences :
Mettre en place un événement ou un chantier
Niveaux et compétences attendues :
1
Analyser les objectifs, les contraintes et la faisabilité de l'événement ou du chantier
2
Conduire les études de conception et réaliser une maquette ou un prototype projet
3
Piloter les opérations des acteurs internes et externes de l'événement ou du chantier (ex : sécurité, nettoyage, accueil, gardiennage)
4
Coordonner la conception, la mise en œuvre et le déroulement de l'événement ou du chantier
Niveau attendu : 3
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors de la mise en place d'une foire internationale qui se déroule sur plusieurs semaines, il définit un cahier des charges qui regroupe tous les aspects logistique, technique, gestion du personnel, etc., et s'assure que celui-ci soit bien respecté
Macro compétences :
Créer et maintenir une relation client favorable
Niveaux et compétences attendues :
1
Maintenir une relation respectueuse et professionnelle avec les acteurs de projet
2
Adapter sa posture et l'organisation des échanges à la situation de travail
3
Anticiper les points de difficulté et proposer des évolutions de projet
4
Co-piloter une vision de la finalité projet et suivre les évolutions de contexte client
Niveau attendu : 3
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Quand le client ajoute ou modifie une information du projet comme le repas, il fait en sorte de rendre ces changements possibles et contacte en priorité les traiteurs pour satisfaire le client
Macro compétences :
Participer et animer un travail d'équipe
Niveaux et compétences attendues :
1
Collaborer avec les membres d'une équipe, partager des informations et des avis
2
Animer les prises de paroles et reformulations selon les situations de travail
3
Animer une équipe complète sur l'ensemble d'un projet
4
Coordonner l'animation de plusieurs équipes partageant un objectif commun
Niveau attendu : 3
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors des étapes de préparation puis d'exploitation, il intervient auprès des équipes techniques et logistiques pour s'assurer du bon déroulement des opérations
Macro compétences :
Utiliser l'anglais en contexte professionnel
Niveaux et compétences attendues :
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors d'événements produits à l'international, il doit être en mesure de converser avec les clients, les visiteurs et les prestataires liés à la manifestation organisée
Macro compétences :
Gérer un projet
Niveaux et compétences attendues :
1
Suivre les étapes, délais et coûts d'un projet et analyser les écarts par rapport à la demande
2
Adapter et optimiser les caractéristiques d'un projet selon les évolutions d'objectifs et de contexte
3
Piloter une ou plusieurs phases et équipes projets
4
Coordonner plusieurs projets stratégiques et développer les relais de gestion de projet
Niveau attendu : 3
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Pour l'organisation d'un salon, il intervient au démarrage du projet pour prendre contact avec les prestataires, ensuite, à l'étape de préparation et d'installation pour guider l'équipe de montage, puis durant l'exploitation pour encadrer les équipes d'intervenants
Macro compétences :
Encadrer une équipe
Niveaux et compétences attendues :
1
Identifier les forces et axes d'amélioration de l'équipe au regard des objectifs et du contexte
2
Mettre en place les moyens humains, matériels et processus pour réaliser les objectifs
3
Accompagner la montée en compétences et fidéliser les membres de l'équipe
4
Donner du sens au travail d'équipe dans la chaîne de valeur
Niveau attendu : 3
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors de l'organisation d'un événement, il explique à ses équipes l'importance de l'esprit de cohésion, de la communication et de la coordination entre les individus
Macro compétences :
Écoconcevoir une solution ou un équipement
Niveaux et compétences attendues :
1
Maximiser la durée de vie d'une solution dans les conditions réelles d'usage et de maintenance
2
Concevoir une solution anticipant les évolutions probables de normes et réglementations (recyclabilité, réparabilité, durabilité, etc.)
3
Recourir aux solutions technologiques avec discernement sur leur potentiel et leurs impacts environnementaux
4
Coordonner et optimiser les processus de production et la consommation de ressources (matériaux, eau, énergie) avec toutes les parties prenantes
Niveau attendu : 3
Exemple concret d'activité pour le niveau attendu :
Lors de la mise en œuvre d'un projet, il vérifie la correspondance des coûts, des délais et de la qualité par phase
Certifications
Liste des certifications
Hors branche
Proximité(s)/évolution(s) envisageables
La proximité des métiers
Axes de mobilité professionnelle
Sens d'évolution
Sélection de secteur
Numérique
Ingénierie
Études & Conseil
Évènement
Transverses
Autre
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Provenances possibles
Evolutions envisageables
Autres provenances
Autres provenances
Provenances lointaines
Provenances lointaines
Provenances moyennes
Provenances moyennes
Proximité forte
Proximité forte
Evolutions moyennes
Evolutions moyennes
Evolutions lointaines
Evolutions lointaines
Autres évolutions
Autres évolutions
Chef de projet événementiel
Chef de projet digital
Assistant commercial
Conseiller d'exposants
Dessinateur - projeteur
Scénographe d'événements
Directeur Technique
Chef de projet Web et Webmarketing
Hospitality Manager
Régisseur général
Responsable technique et logistique
Directeur de manifestation
Ces mobilités sont données à titre indicatif, sans valeur d’obligation pour les entreprises et les salariés qui doivent les adapter à leur situation particulière.
